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哈尔滨师范大学教学仪器设备验收管理办法
2017-07-07 10:30  

教学仪器设备验收是设备采购的关键环节之一,是对设备采购项目的严格把关,也是教学仪器设备管理的重要组成部分,为确保教学仪器设备质量良好、运行正常,制定本办法。

第一条教学仪器设备的界定及验收范围

1.本办法原则上适用的教学仪器设备范围应包括:由学校本科教学仪器设备采购经费购置的所有教学仪器设备、教学软件、实验家具、教学器具和教学实验室设施工程以及由社会团体、组织或个人将所有权过户给学校,并用于学校教学的仪器设备等。  

2.未经验收或验收不合格的仪器设备、计算机软件不得在教学或科研活动中使用。教学实验室设施工程未经验收或验收不合格的实验室不得使用。  

3.新购置的教学仪器设备、计算机软件和竣工的教学实验室设施工程未经验收或验收不合格的不得在学校财务报账,不得支付教学仪器设备和计算机软件购置款,或不得支付教学实验室设施工程款。  

4.没有使用单位分管负责人和使用保管人的教学仪器设备和计算机软件不能开展验收工作,或者验收后需要封存的仪器设备,不能发放使用。因延期验收而使仪器设备出现问题的,由使用单位负责退货、索赔并承担经济损失。  

第二条  验收的一般任务

教学仪器设备的验收主要依据中标合同进行验收,仪器设备的数量、技术参数要与中标合同严格一致。

1.外观检查

  (1)首先要检查仪器设备的外包装是否完好,有无破损,有无撞伤,有无浸湿受潮变形等。内包装防震装置是否完好,弹簧是否脱落以及防潮措施是否可靠等。

  (2)检查仪器设备、附件外表有无残损、锈蚀、碰伤等。

  (3)发现上述问题应做详细记录,并拍照留据。

  2.数量验收  

  (1)数量验收要以合同单和装箱单为依据,检查主机、附件的分类和数量,并逐件清查核对。

  (2)要仔细检查主机、附配件和配套工具的品名、规格、型号、编号是否与装箱单一致。

  (3)认真查对随机说明书及其它技术资料,是否完备齐全,如仪器设备说明书、操作规程、检修手册,产品检验合格证,“三包”凭证等。

(4)做好数量验收记录,对仪器设备和附件进行数码拍照,以便存档核对,同时要写明验收地点、时间、参加人员,注明验收箱号、品名,应到和实到数量。

3、技术验收

主要验收所供教学仪器设备技术参数与合同及相应补充协议是否相符。

  (1)仪器设备的质量验收,要严格按仪器设备使用说明书或操作手册的规定和程序进行开机调试。

  (2)通电试机前,要按照说明书的要求,做好准备工作,对线路要进行重点检查,做到供电电压与仪器设备输入电压一致,线路连接正确,需要接地的要认真检查地线是否符合规定,严防因供电或操作不当而损坏仪器设备。

  (3)逐一认真进行各种参数的测试,检查仪器设备的技术指标和性能是否达到要求。

  (4)质量验收时,要认真做好记录。若发现某些指标调试困难,性能不稳定或其他质量问题,应将详细情况书面报告教学实验设备管理中心,以便根据情况确定是否退货、更换或要求厂商派人来校检修等。

(5)计量仪器设备,应具备计量认证合格标志,检定证书应在有效期内。

4.改装和自制仪器设备验收

改装和自制仪器设备按改装或自制前提出的技术指标和要求验收。

5.计算机软件验收

应根据软件说明的运行软硬件环境,对其应有功能逐一进行测试。有条件时,还应做好软件的备份,分别存放在用户单位和教学实验设备管理中心。

6.教学实验室设施工程验收

验收应首先由用户单位提出验收预案,然后根据工程合同对工程质量进行检查,对合同中有关设施的数量、规格、标准逐一进行核对。

7.进口仪器设备的验收  

(1)合同规定由外商安装、调试的设备,必须在外商派人来现场后按上述验收具体要求共同开箱验收(法定检验或申请委托检验的仪器设备,按照出入境检验检疫局官员要求实施查验工作)。在验收过程中要做好详细记录,除记载短缺的数量外,对损坏及安装调试过程中发生的异常现象,要详尽记载,必要时进行拍照或摄像取证,及时做出证明文件并经供需双方(或多方)代表签字确认,作为向供货方提出索赔的依据。

(2)按合同条款,进口仪器设备索赔期是九十天(指仪器设备到我国港口之日开始计算),为此,验收工作必须在索赔期截止前二十天全部完成。对于验收不合格的仪器设备,在规定时间内提出报检申请单,由使用单位向国家商检局报检,报检单要力求详细,文字精练,中英文对照,证据齐全。并做好准备接待商检局人员来校复检。

(3)验收完毕后要及时写出验收报告,并附检验记录和有关图表,同时将箱内所带的保修单、装箱单、说明书及有关验收文件等纳入大型精密仪器设备档案,以便建档备案。

(4)凡仪器设备正式投入使用后,在保修期内(一般保修期十二个月),由于原件材质、装配和设计等方面的原因,仪器设备性能下降或不稳定,达不到原指标或出现故障的,使用单位要及时提出报告,并报商检局复验出证通知外商办理退货、更换或外商派人来修复。

(5)进口仪器设备的外包装物,应保存半年以上,以备返修回原生产厂之用。

8.随机资料和软件的存档

(1) 贵重仪器设备随机资料、操作手册及驱动、软件光盘原件在学校档案馆存档,复制件在用户单位存档。

(2)一般仪器设备随机资料、操作手册及驱动、软件光盘原件在用户单位存档,复制件在教学实验设备管理中心存档。

(3)低值仪器设备随机资料、操作手册及驱动、软件光盘原件在用户单位存档。  

第三条验收程序

1.由教学实验设备管理中心负责组织验收。

2.验收前使用单位要成立有针对性的验收小组,验收小组由教学仪器设备使用人、使用人所在单位(学院)负责人及有关专家组成。

3.新购置教学仪器设备到货后,由使用单位提出申请,报教学实验设备管理中心,安排验收时间。

一般来说:

1)进口仪器设备验收期限为到港之日算起60天内。  

2)国产设备验收期限为到校之日算起45天内。

3)合同对验收期限有特殊规定的,按合同规定执行。  

4)使用单位如不能按期验收,应书面报告教学实验设备管理中心,因延期验收而使仪器设备出现问题的,由使用单位承担责任。

4.验收材料包括中标通知书、投标标书、中标现场补充说明、合同、政府采购验收单。

5仪器设备验收合格后,验收小组须分别在《哈尔滨师范大学教学仪器设备验收单》和《政府采购合同履约验收报告》上签字确认,教学实验设备管理中心存档保存。

6仪器设备验收结束后,使用单位保管员持《哈尔滨师范大学教学仪器设备验收单》到国有资产处办理固定资产入库、编号、建卡手续,然后将随机资料和软件按规定送档案馆或教学实验设备管理中心存档,并在教学实验设备管理中心办理仪器设备登记手续,完成登记后到财务处办理报账和转款手续。

7验收不合格的教学仪器设备,不得办理固定资产入库,不能办理登记、报账和转款手续。使用单位保管员必须在规定验收期限内持《哈尔滨师范大学教学仪器设备验收单》与教学实验设备管理中心和国有资产招标办联系,办理办理检修、退货、更换、拒付货款等手续。

第四条  验收文件存档

(一)常规教学仪器设备验收文件的存档

1.教学仪器设备所附的软件、技术资料、使用说明书、图纸等应列出清单,由各使用单位归档保存。  

2.验收材料由教学实验设备管理中心归档保存。  

(二)大型精密教学仪器设备相关的档案资料由各使用单位归档保存,应包括:

1.申购报告、计划、论证报告;  

2.准购批示文件;  

3.订购合同原件和会谈纪要、记录等;  

4.进口设备过程中有关的技术商务文件;  

5.开箱记录及装箱单;  

6.安装、调试记录和双方签字移交的文件、保修单;  

7.验收报告及文件材料;  

8.设备说明书及全套随机文件材料。  

第五条验收职责

教学实验设备管理中心验收职责是(1)督促使用单位和中标公司在规定时间对所购置的教学仪器设备进行验收;(2)监督使用单位和中标公司对教学仪器设备的验收过程;(3)对违背本验收管理办法所规定的相关条款的设备使用单位和中标公司提出处理意见。  

教学仪器设备使用单位的验收小组的验收职责是(1)严格按照本验收管理办法和中标合同对所购置的教学仪器设备的外观、数量和技术参数等进行验收;(2)对验收不合格的仪器设备提出书面处理意见;(3)对验收合格的教学仪器设备的相关资料交由使用单位存档。  

第六条本办法由教学实验设备管理中心负责解释,自印发之日起执行。

 

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